Zestawy biznesowe. Case study współpracy z Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego
Czy mimo XXI i cyfryzacji, produkcje poligraficzne mogą opowiadać historię regionu? W przypadku kalendarzy firmowych i notesów reklamowych dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego odpowiedź brzmi: zdecydowanie tak. Wspólna realizacja z DK smart design to przykład na to, że nawet zamówienie publiczne – obarczone formalnymi procedurami może być przestrzenią dla dobrego designu, spójnego przekazu i jakości, która buduje wizerunek instytucji.
Dlatego też pokazujemy, jak wyglądała droga od specyfikacji przetargowej do gotowych materiałów promocyjnych: kalendarzy, notatników, broszur i książeczek edukacyjnych. Jak przebiegała współpraca z zespołem urzędu, co miało kluczowe znaczenie w ocenie ofert, jakie elementy projektu szczególnie zapadły w pamięć i dlaczego estetyka, spójność oraz dbałość o detal to dziś nie tylko wartość dodana, ale fundament działań promocyjnych w sektorze publicznym.
Zaczęło się od przetargu… ale nie skończyło na standardzie
Zamówienia publiczne mają swoją dynamikę, strukturę i rygor. W przypadku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego realizacja materiałów promocyjnych, w tym kalendarzy firmowych i notatników reklamowych – co roku rozpoczyna się od ogłoszenia przetargu. To proces przewidywalny, ale wymagający. Niezależnie od charakteru materiałów, każde postępowanie musi spełniać formalne kryteria, w tym jedno z najważniejszych – gospodarność i racjonalność wydatkowania środków publicznych.
Kryteria były jasno określone: cena, termin realizacji oraz jakość wykonania. Wbrew pozorom, za tymi trzema punktami kryją się realne wyzwania. Zwłaszcza wtedy, gdy instytucja publiczna nie chce sięgać po przypadkowe rozwiązania, lecz dąży do spójnej, przemyślanej identyfikacji wizualnej.
Chociaż przetargi narzucają dystans między zamawiającym a wykonawcą, zespół odpowiedzialny za promocję województwa doskonale wiedział, czego szuka. Z jednej strony rzetelności w wykonaniu i terminowej realizacji. Z drugiej strony, wyczucia estetycznego, które pozwoli nadać całemu zestawowi materiałów jednolity i reprezentacyjny charakter.
Cena to nie wszystko.
W przetargach cena zawsze gra pierwsze skrzypce i szczególnie, gdy w grę wchodzą środki publiczne. Ale dla zespołu Urzędu równie ważne były inne kwestie: terminowość, jakość materiałów i estetyka.
Zamówienie ogłoszono z wyprzedzeniem, by mieć pewność, że kalendarze dotrą do odbiorców już jesienią. Kluczowe były też detale: spójność projektów, staranność wykończenia, a także możliwość bezpośredniego kontaktu ze specjalistami a ograniczenia proceduralne nie ułatwiały nam zadania.
Tu właśnie liczy się doświadczenie i zrozumienie specyfiki pracy instytucji publicznych.
Papier, projekt, pomysł.
Jak powstaje materiał, który reprezentuje region?
Za każdym udanym projektem stoi zespół. Nie ma wyjątków. Pomysł na zestaw materiałów promocyjnych dojrzewał wspólnie i każdy wnosił coś swojego: od koncepcji wizualnej, przez dobór surowców, aż po finalną strukturę kalendarzy i broszur.
W rezultacie powstał spójny, różnorodny zestaw: kalendarze ścienne i biurkowe, notatniki, kolorowanki dla dzieci, broszury informacyjne o regionie. Każdy element miał swoje miejsce w większej narracji o tożsamości województwa śląskiego: od edukacji po kulturę i kulinaria.
Estetyka ma głos, dlatego detale robią różnicę
Wzrokowcy dostrzegą więcej. A ci, którzy pracują z materiałami wizualnymi na co dzień zauważą każdy niuans. Tak było i tym razem. Projekt zachwycił nie tylko poprawnością techniczną, ale czymś, co trudno uchwycić w specyfikacji przetargowej: spójnością i wyczuciem estetyki.
Materiał, faktura, kolor, rytm układu graficznego wszystko to miało znaczenie. Wśród elementów, które zwróciły szczególną uwagę, pojawił się choćby papier gładzony – idealnie biały, o zwiększonej gramaturze użyty do notesów.
Zaskakujący wybór? Może. Ale właśnie takie detale zostają w pamięci i świadczą o klasie produktu.
Dla zespołu urzędu ważne było, by efekt końcowy nie był „ładny na siłę”. Miał być elegancki, funkcjonalny i dopasowany do odbiorcy. Nieprzypadkowy. I taki właśnie był.
Zespół, który wie co oznacza „spójność”
W projekcie materiałów promocyjnych dla Urzędu Marszałkowskiego każdy etap: od pomysłu po odbiór gotowych produktów, był efektem współpracy kilku osób, w rozproszonym zespole. Nie tylko po stronie DK smart design, ale też w samym urzędzie.
Główna graficzka, która zaprojektowała layouty. Koordynatorzy, którzy czuwali nad zgodnością z OPZ. Specjaliści od promocji, którzy zadbali, by całość była osadzona w kontekście regionalnym. Każdy z nich wniósł coś więcej niż tylko swoją funkcję. Wniósł poczucie odpowiedzialności za finalny efekt.
Efekt? Zestaw materiałów, które mówią wspólnym językiem. Notesy i kalendarze, które różnią się formatem, ale łączy je styl, kolorystyka i przekaz. Broszury i książeczki, które nie tylko informują, ale też zapraszają do poznania Śląska. Wszystko po coś. Wszystko ze sobą połączone.
Ten kalendarz mówi więcej niż folder
Dobrze zaprojektowany kalendarz jest czymś więcej niż terminarzem. Jednym z głównych celów było potraktowanie go jako narzędzia promocji, które jest dyskretne, codzienne, skuteczne i mocno skonotowane z kulturą, historią i ludowizną regionu. Zestaw materiałów przygotowanych dla Urzędu Marszałkowskiego nie trafił do szuflady. Jego przeznaczenie było konkretne: wspierać wydarzenia, budować wizerunek i angażować odbiorców w różnym wieku.
Foldery informacyjne wykorzystywane są podczas kongresów i targów, również tych zagranicznych. Książeczki edukacyjne trafiają do szkół i przedszkoli, opowiadając o śląskich instytucjach kultury poprzez krzyżówki, ilustracje i zadania. A kalendarze z motywem kuchni śląskiej? Idealny materiał na spotkania z seniorami, lokalne wydarzenia czy akcje promujące dziedzictwo regionu.
Każdy element zestawu ma swoje zadanie. I każdy spełnia je z klasą dzięki estetyce, przemyślanej formie i
O tym, co czuć w dotyku
Niektóre rzeczy po prostu… trzeba poczuć. Tego nie da się zmierzyć w milimetrach czy gramaturze ale właśnie te „niemierzalne” detale często decydują o tym, czy produkt zostaje zapamiętany.
Osoba z zespołu urzędu, która przyznała się do bycia wzrokowcem, zwróciła uwagę na coś, co często umyka: fakturę papieru, kolorystykę, symetrię, wyważenie projektu. Lubi, gdy produkt ma swój charakter. Gdy da się go odróżnić zamkniętymi oczami.
Zachwyt wzbudził m.in. papier barwiony w masie, który został dobrany tak, aby był spójny z materiałami drukowanymi offsetowo. Materiał nieoczywisty, ale bardzo przyjemny w dotyku i wyjątkowy wizualnie. Właśnie takie wybory sprawiają, że notes jest nie tylko nośnikiem logo, ponieważ staje się obiektem codziennego użytku, który po prostu chce się mieć pod ręką.
Ciekawym akcentem w projekcie były registry wycinane w kalendarzu – plannerze ściennym. Do druku wykorzystaliśmy papier niepowlekany, o wysokiej jakości, co znacząco ułatwia codzienne zapisywanie informacji.
Na naszej rekomendacji okładki notesów zabezpieczono folią matową nierysującą. To rozwiązanie skutecznie chroni przed powstawaniem zarysowań i sprawia, że produkt dłużej zachowuje estetyczny wygląd.
Kolejnym wyróżnikiem była kolorowanka o imponującej długości – aż 114 cm. Jej opracowanie techniczne i sposób składania powstały w naszym studiu.
Zrealizowaliśmy także projekt toreb reklamowych zgodnie z życzeniem klientki, która zależała na tym, aby bawełniane sznurki były zakończone supełkami zamiast plastikowych końcówek. Ten pozornie drobny szczegół ma ogromne znaczenie użytkowe – plastikowe zakończenia łatwo się wysuwają, a tutaj udało się wdrożyć trwałe i praktyczne rozwiązanie.
Ostateczny efekt? Kiedy komplet materiałów trafił do urzędu, nie było potrzeby poprawek ani pytań o zgodność z projektem. Była za to satysfakcja i pewność, że każdy detal został dopilnowany od początku do końca.
Odpowiedź urzędu na gotowe materiały
Są realizacje, które po prostu „się zgadzają”. Tak było i tym razem. Kiedy wszystkie materiały dotarły do urzędu, nie było miejsca na poprawki ani pytania o zgodność z projektem. Była za to satysfakcja i zaufanie, że wszystko zostało dopilnowane od początku do końca.
Kalendarze, notesy, kolorowanki i broszury – każdy z tych elementów spełnił założenia formalne, ale też przekroczył oczekiwania estetyczne. Jak podkreśla przedstawicielka urzędu: „Współpracę oceniam na piątkę z plusem. Nie mówię tego przez grzeczność naprawdę nie miałam żadnych zastrzeżeń.”
Taki feedback to dla nas nie tylko powód do dumy. Bo kiedy projekt traktuje się z uwagą, zamówienie staje się czymś więcej niż formalnością.
W stronę kolejnego projektu. Co dalej po udanej współpracy?
Dobrze zrealizowany projekt często staje się punktem wyjścia do następnych pomysłów. Tak jest i tutaj. Choć obecnie trudno mówić o konkretnych planach, ponieważ procedury mają swój rytm – jedno jest pewne: nowe koncepcje już kiełkują.
Bardzo łatwo wzbudzić zaufanie, jeszcze łatwiej je stracić a najtrudniej jest je odbudować. Dlatego tak ważne jest, aby zaangażowanie i zachowanie poziomu profesjonalizmu były tą stałą przy współpracy, która mimo procedur musi być bez dwóch zdań. To, co także się nie zmienia, to otwartość na współpracę i chęć poszukiwania rozwiązań, które nie tylko spełniają formalne wymogi, ale niosą ze sobą wartość wizualną i emocjonalną.
Zamówienie, którą inspirują gdyż…
… za każdym profesjonalnym projektem stoi nie tylko brief. W tym przypadku kluczowym było (nie tylko dla samego projektanta) zrozumienie celu, zespołowe podejście i wzajemne zaufanie. Choć formalnie była to realizacja przetargowa, w praktyce wspólne budowanie wizualnej tożsamości regionu.
Prace trwały kilka tygodni. W projekt zaangażowanych było kilka osób z Wydziału Promocji, Gospodarki i Turystyki, które czuwały nad tym, by każdy szczegół odpowiadał oczekiwaniom, wartościom i estetyce instytucji.
Czy będą kolejne realizacje? Może, nie ma pewności. Ale pewność pojawia się zawsze gdy spotykają się doświadczenie, zaufanie i dobry design, efekt końcowy działa dłużej niż jeden sezon.
