Jak prawidłowo sporządzić notatki ze spotkania biznesowego? 

Tempo życia często przypomina szalony wyścig, zachowanie porządku i skupienie swojej uwagi na konkretnych działaniach może okazać się prawdziwym wyzwaniem. Szczególnie w pracy, gdzie liczba spotkań, zadań do wykonania, podjętych decyzji i informacji do przetworzenia może przytłoczyć nawet najbardziej doświadczonych profesjonalistów.   

Nie da się uniknąć spotkań biznesowych czy zespołowych. Są nieodłącznym elementem życia zawodowego. Często pełnią one rolę platformy do wymiany informacji, omawiania projektów i podejmowania decyzji. Jednakże, aby te spotkania były skuteczne, ważną kwestią jest prawidłowe podejście do ich organizacji. Powinien być przygotowany plan spotkania, o spotkaniu muszą zostać poinformowani wszyscy uczestnicy z odpowiednim uprzedzeniem, a w jego trakcie powinny być sporządzane notatki. Prowadzenie klarownych, zorganizowanych zapisów jest nie tylko kluczową sprawą dla zachowania jasności wizji, śledzenia postępów, utrzymywania spójności w działaniach oraz przyszłego informowania uczestników o ważnych kolejnych wydarzeniach. Bardzo dobrą praktyką jest podsumowanie dyskusji, w którym powinny znaleźć się: wszystkie spostrzeżenia, niezbędne dane, postanowienia oraz najważniejsze decyzje. Dobra organizacja czasu pracy, prawidłowa komunikacja wewnątrz firmy, robienie notatek czy przygotowany wartościowy protokół spotkania, to wymagane umiejętności każdego pracownika, który zarządza projektami. Tworząc dobre notatki utrwala się elementy rozmów, decyzje i kolejne wydarzenia związane z ciągłością prac nad zadaniem. W poniższym artykule pokażemy Ci, że sporządzanie wartościowych notatek nie jest ani trudne, ani wymagające ogromnych nakładów pracy. Poznasz techniki, zasady i praktyki sporządzania notatek ze spotkań, a także narzędzia, które Ci to ułatwią. Dowiesz się, czy wszystkie informacje pojawiające się w rozmowie są warte zapisania. 

Oficjalne notatki i prywatne zapiski  

Każde spotkanie biznesowe czy to wewnętrzne, czy to z kontrahentami ma swoje cele, które jeśli nie zostaną przelane na papier mogą rozmyć się z biegiem czasu lub co gorsza zostać pominięte w procesie realizacji. A jeśli jesteś kierownikiem projektu, to wiesz jak to może wpłynąć na Twoją pracę. Spotkanie biznesowe powinno mieć swoją agendę, czyli plan spotkania oraz wyznaczony termin. Te dwie informacje powinny być wiadome uczestnikom przynajmniej kilka dni przed spotkanie. Warto oczywiście notować, ponieważ spotkania biznesowe mają zazwyczaj dynamiczny charakter rozmowy i bywa, że konieczne należy przedstawić wnioski osobom, które mają większą odpowiedzialność za zarządzanie lub po prostu wrócić do notatek za jakiś czas.  

Może warto uzmysłowić sobie jakie notatki powinniśmy sporządzać w zależności od tego kto z nich będzie korzystał, mając na uwadze to, że aby dotrzeć z zapisami do innych osób notatki muszą mieć klarowny kształt, być podzielone na sekcje lub kategorie. Jeśli robimy je wyłącznie dla siebie, ze spotkań zespołowych, projektowych czy takich w cztery oczy to zwykłe notatki będą wystarczające. Jednak, jeśli jest to oficjalnie spotkanie, które musimy udokumentować, to notatki powinny mieć kształt protokołu, którego przygotowanie każdemu może sprawić trochę trudności. Nie zawsze musi być to oficjalny dokument, jednak należy pamiętać, że wgląd do notatnika będą mieli również Twoi przełożeni lub klienci. Nie możemy zatem zapomnieć o ważnych zapisach, takich jak data i godzina spotkania, ważne dane, kluczowe decyzje, które zostały podjęte oraz działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację w przyszłości.   

Dlaczego warto notować na spotkaniu  

Korzyści z notowania usłyszanych słów zapewniają nie tylko klarowność utrwalanych procesów. Mają kluczową rolę w przekazywaniu informacji i zapamiętywaniu istotnych szczegółów. Pamiętaj, że udostępnienie ich i zapoznanie się z nimi innych osób może być ważne z punktu widzenia przebiegu realizacji procesu projektowego. 

Poznaj trzy powody, dla których notatki ze spotkania sporządzane na żywo to Twój must have:  

1. Nie wszystko da się zapamiętać.  

Dynamicznie prowadzona rozmowa na spotkaniu i podejmowane w tym samym trybie decyzje mogą zostać szybko zapomniane. Zapisanie ich daje poczucie pewności, że to co zostało powiedziane podczas rozmowy, co jest ważne dla dalszego działania, znalazło swoje odzwierciedlenie na papierze, czyli zostało poprawnie napisane. Zawsze można do zapisów wrócić i przypomnieć sobie jakie zagadnienia były poruszane, jakie decyzje zostały podjęte. Do podjętych decyzji możesz mieć dostęp tylko Ty lub osoby zaangażowane w projekt. Zebranie wszystkiego w jednym miejscu to możliwość śledzenia na bieżąco kontekstu działań.   

2. Spotkania biznesowe, przekazywanie informacji to nie problem 

Wyobraź sobie, że na spotkaniu miało być dziesięć osób, a jest ich tylko siedem. Pozostałym osobom należy umożliwić poznanie przebiegu spotkania. Wystarczy notować w jego trakcie i szybko streścić im wszystko, lub udostępnić je do samodzielnego zapoznania się. Wszystkich uczestników spotkania warto wziąć pod uwagę planując wydarzenie, jakim jest spotkanie biznesowe i jaki ma charakter. Oczywiście, o spotkaniu należy poinformować każdego wcześniej, aby mógł znaleźć czas, zapoznanie się z celem spotkania i przygotowanie się do niego. W trakcie spotkania prowadzący powinien podkreślać najważniejsze kwestie i upewnić się, że podjęte decyzje są zrozumiałe i klarowne dla wszystkich uczestników. Notatka po spotkaniu powinna zawierać wszystkie najważniejsze punkty i poruszane tematy. 

3. Małe przypomnienie, czyli sporządzanie notatek

Ile razy ktoś mówił coś do nas, powtarzaliśmy sobie to w myślach, żeby nie zapomnieć a potem jakimś cudem ulatywały nam ustalenia. Wysiłek naszego umysłu włożony w zapamiętywanie jest współmierny z tym, jak szybko zapominamy. Sporządzanie przydatnych notatek to ułatwienie dla nas samych, pisanie ułatwia przypominanie sobie informacji.  Po spotkaniu zawsze możemy wrócić i zapoznać się z notatkami, co jest ważne i potrzebne nie tylko z perspektywy płynności komunikacji czy własnego przygotowania. Jest to niezbędne do utrzymania jakości własnej pracy, każdy z nas ma przecież tyle spraw na głowie, wiec o szczegółach po prostu się zapomina. Byłoby nieciekawie, gdybyśmy w dalszych działaniach nie pamiętali o liczbie wszystkich kluczowych decyzji podjętych na spotkaniu!  

Przydatne wskazówki dotyczące notowania 

Organizowanie, udokumentowanie i zapamiętywanie – to wszystko już o notatkach wiemy. Zatem jak ułatwić sobie to wszystko i notować tak, żeby wszystko było wydajne, czytelne i zrozumiałe, a to co jest faktycznie istotne nie umknęło naszej uwadze? 

Nie wszystko jest warte zanotowania, czyli jak sporządzać notatki

Zapisywanie wszystkiego, skupianie się wyłącznie na pisaniu, to strata czasu i uważności na spotkaniu. Nie wszystkie wypowiadane słowa są istotne i nie każda fraza warta zapisu. Notuj główne punkty spotkania, decyzje, które ich dotyczą i następne działania z nimi związane. Dobrze także zapisać sobie, kto będzie za nie odpowiadał oraz czas przewidziany na ich realizację. Staraj się pisać skrótowo, używaj zrozumiałych symboli czy nawet zwrotów branżowych. Dobrą radą jest zanotowanie, kto był obecny na spotkaniu i czy program spotkania i cele zostały zrealizowane.  

Dobrze się przygotuj, przemyśl plan spotkania, użyj szablonu

Zastanów się, co będzie omawiane na spotkaniu i jakie zagadnienia przydadzą Ci się w dalszej pracy. Przygotuj sobie szablon do notatek. Taki gotowy format zapewni Ci wyciąganie z rozmowy najbardziej wartościowych informacji.  Używanie przygotowanego szablonu, który może być używany w całej firmie może dać każdemu świadomość na co zwrócić uwagę i co należy przekazać czy zapamiętać.

Notuj zgodnie z zasadą 

To, jaką metodykę notowania wybierzesz jest zależne tylko od Twoich preferencji. Metod jest wiele, warto zapoznać się indywidualnie z każdą z nich i wybrać tą najlepszą. Metoda kwadratu polega na podzieleniu strony na cztery części, odpowiadającej zagadnieniom: ogólne notatki, swoje działania, działania dla innych członków zespołu oraz pytania. Metoda konspektu to notowanie według przewidzianej agendy spotkania. Do każdej pozycji sporządza się notatki. Ta metoda wydaje się być najbardziej logiczną ze wszystkich. Tabelaryczne rozpisanie notatek jest metodą zapisywania wątków rozmowy w lewej kolumnie, a w prawej ich rozwinięcia.   

Przygotuj protokół spotkania, niech notuje ktoś inny 

Prowadzisz spotkanie i masz jeszcze robić notatki? Nic z tych rzeczy. Wyznacz osobę, która może zrobić notatki. Dobrze, żeby była to osoba uważna, umiejąca się skupić na najważniejszych sprawach projektowych. Możesz porozmawiać z nią przed spotkaniem i zapoznać ją ze swoimi przygotowanymi notatkami dotyczącymi problemów, które poruszysz oraz ukierunkowania jej uwagi na to co będzie omawiane podczas dyskusji. Przygotuj dla niej notatnik oraz miejsce gdzieś po środku, tak aby słyszała nie tylko to, co mówisz ale także o czym komunikują pozostali uczestnicy zdarzenia.  

Najważniejsze: zrezygnuj z laptopa  

Zrezygnuj z notowania cyfrowego. Badania przeprowadzone przez dwóch naukowców, Pam A. Mueller oraz Daniela M. Oppenheimera potwierdziły to, co wszyscy zauważamy: ręcznie sporządzanie notatek ułatwia zapamiętywanie na dłużej. Ułatwia skupienie się na głównych punktach spotkania, bo nikt nie będzie Cię niepokoił przychodzącymi powiadomieniami na laptopie. Wszyscy również wiemy, jak oprogramowania bywają zawodne i pomimo pozytywnych opinii producentów i tak do wykonania notatek używamy bezpiecznego narzędzia – notatnika firmowego.  

Znajdź skuteczne narzędzie do notowania 

Wiesz już, co powinno się notować, na co zwrócić uwagę, to teraz czas na dobór właściwego środka, który umożliwi Ci w pełni zapamiętywanie i organizację. A gdyby oferował dużo więcej niż chcesz? Gdyby był też świetnym gadżetem firmowym, który na spotkaniach służbowych zrobi efekt wow? Albo doskonale przygotowanym organizerem i miał wszystkie te funkcje, które są konieczne do prawidłowego prowadzenia notatek? Jako producent, postawimy sprawę jasno: to jest możliwe!  

TAKE A NOTE 

Notes firmowy, czyli niewielki blok kartek przeznaczony do notowania ważnych informacji. Tak wygląda definicja. Nudna definicja. Notes to doskonałe narzędzie, które możesz zabrać ze sobą wszędzie. Sala konferencyjna, biuro, czy nawet zacisze domowe, to każde miejsce nadające się do sporządzania notatek, a więc i używania notesu. Podsumowanie każdej myśli, argumentów poruszanych w dyskusji, zapisów do przypomnienia sobie przed spotkaniem z klientem, szybka notatka dotycząca projektu… 

To jaki Twój firmowy notes może być, zależy tylko od Ciebie i od naszego doświadczenia w podpowiadaniu designerskich rozwiązań.   

Niech będzie wizytówką Ciebie i Twojej firmy: Notes z logo 

Wykorzystanie notesu z logo firmy to nie tylko sposób na praktyczne notowanie, ale także doskonała forma promocji marki. Dzięki umieszczeniu logo firmy na okładce notesu, każde użycie tego narzędzia staje się subtelna formą reklamy. Jest to także świetny sposób na budowanie wizerunku firmy jako profesjonalnej i zorganizowanej. Oczywiście, nie możemy zapomnieć, że wizerunek firmy powinien być oparty o dobrze przygotowaną strategię komunikacji marki. Czyli przygotowanie rozwiązań komunikacyjnych, tak by działały na korzyść firmy.  

Niech będzie dostosowany do Twoich potrzeb: Indywidualnie dobierany  

Warto także rozważyć opcję stworzenia indywidualnego notesu firmowego, który będzie w pełni dostosowany do naszych potrzeb i preferencji. Może to być notes z okładką w kolorach firmowych, z logo czy nawet z dodatkowymi funkcjonalnościami, takimi jak kieszonki na wizytówki czy długopisy. Dzięki temu nie tylko będziemy mieli praktyczne narzędzie do notowania, ale także wyróżnimy się spośród innych. Podjęcie się wykonania właściwego notesu możesz powierzyć naszym specjalistom, a może masz już własny projekt?  

Niech będzie SMART: Jeden chip a tak wiele możliwości 

Dzięki umieszczeniu krzemowego chipu NFC  w okładce notesu możesz powiązać firmowe działania offline i online. Zorganizują kampanię reklamową, pokaż swoją firmę w świecie wirtualnym. Rozwiązanie daje ogrom możliwości! Notatka to jedna sprawa a umiejętność reklamowania swojego produktu czy usługi to co innego. Spróbujesz?  

Niech będzie niezawodny: Organizer na każde zawołanie 

Intuicja Cię nigdy nie zawiedzie, wybierz indywidualnie dodatki w postaci sekcji dla organizera. Ułatw sobie poruszanie się po treściach, sprawdź na bieżąco co się dzieje, wydziel sobie sekcję na konkretne działanie. Zanotuj spotkania i Twój udział w nich, zapisz temat i terminy, wpisz kontakty na liście. Wszystko w jednym miejscu to marzenie? Niech stanie się realne i niezastąpione w pracy biurowej.  

JUST TAKE A NOTE  

Notowanie jest nieodłącznym elementem skutecznej organizacji, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Prawidłowe sporządzanie notatek ze spotkań to kluczowy element skutecznej komunikacji i organizacji w pracy. Zachowanie jasności, struktury oraz dokładności w notowaniu pozwala na efektywne śledzenie postępów, podejmowanie decyzji oraz utrzymanie spójności działań. Pamiętajmy o powyższych zasadach podczas prowadzenia notatek ze spotkań, aby maksymalnie wykorzystać potencjał tych ważnych narzędzi.  

Dzięki odpowiednio dobranemu notesowi firmowemu możemy ułatwić sobie codzienne zadania, zapamiętywać istotne informacje oraz budować wizerunek profesjonalisty w naszej firmie. Pamiętajmy więc o prawidłowym notowaniu i wykorzystajmy dostępne narzędzia, aby osiągnąć sukces zarówno w pracy, jak i życiu osobistym.