Planer, notes, organizer, terminarz? Co wybrać aby efektywnie planować swój czas?

Dobra organizacja i skuteczne zarządzanie czasem to słowo klucz. Otacza nas nawał pracy, gąszcz informacji, długa lista zadań, ważnych wydarzeń. Doba trwa tylko 24 godziny. Jak to wszystko zaplanować? Spokojnie, to aż 24 godziny, które dzięki dobrej organizacji pozwolą Ci na realizację celów. Nie znajdziesz tutaj złotych rad, które sprawdzą się każdemu, czy też słusznego i uniwersalnego rozwiązania.

W zależności od Twojego stylu pracy, obecnego poziomu skuteczności w planowaniu powinieneś sięgnąć po bardzo różnorodne narzędzia i je testować. Proponuję łączyć planowanie w aplikacji z odręcznymi notatkami w kalendarzu czy organizerze.

Mój ulubiony dream team – apka i kalendarz

Wiele osób, tak jak ja, tworzy swoje listy zadań w Asanie, Trello, czy Bitrix24, który posiada dodatkowe opcje wykresu Ganta oraz zapisywania dokumentów w chmurze. Nie ma jednak nic bardziej demotywującego i przytłaczającego jak pękająca w szwach i powiększająca się lista zadań i obowiązków.

Po wykonaniu jednego wskakują na nią dwa kolejne zadania do realizacji – też tak masz? No właśnie. Stąd w aplikacji zbieram i spisuję wszystkie zadania. Całą listę zadań.

Tip ode mnie:
Najlepiej, abyś je grupował wg własnego systemu (projektami/ tematycznie/ oddzielił zadania biznesowe od prywatnych). Ja poza listami zadań tworzę listy książek do przeczytania, filmów do zobaczenia, blogów, podcastów itd.

Aplikacja z opcją tworzenia wielu list umożliwia przechowywanie ich wszystkich w jednym miejscu. Moim zdaniem plan działania, czy listy zadań nie są najlepszym miejscem do zapisywania przemyśleń, pomysłów czy celów. A te zapisuję w swoim specjalnym notesie.

Listy zadań mamy gotowe, co dalej? Z tak utworzonych list zadań do notesu, organizera czy kalendarza mądrze wybierz i wpisz tylko tych kilka max. 3 kluczowe, które danego dnia chcesz faktycznie zrealizować.

Mądrze wybranych – czyli zgodnie ze skalą ważności i priorytetów tzw. ważne i pilne, z uwzględnieniem pory dnia. Pamiętaj jednak, że tak naprawdę nie masz pełnej kontroli nad tym, co będzie się działo danego dnia. Nigdy nie planuj zadań, które sumarycznie zajmą ci 8 godzin, jeżeli tyle wynosi Twój czas pracy. Od razu odejmij od tego 2-3 godziny na wszystko „inne niezaplanowane”.

Realnie w ciągu dnia wpadnie Ci do realizacji parę nieprzewidzianych tematów i spraw, którymi chcąc nie chcąc będziesz zmuszony się zająć. Tak zwana „bieżączka” potrafi naprawdę mocno pokrzyżować plany. Realizując trzy wybrane zadania, będziesz miał satysfakcję z produktywnie wykorzystanego dnia.

Jest zasadnicza różnica między byciem zajętym a produktywnym w pracy.

Jeżeli to Twój szczęśliwy dzień, gdzie żaden telefon, niezaplanowane spotkanie czy inny pożar nie pożre części Twojego dnia – śmiało nazwij to swoim „małym sukcesem” i dobierz kolejne zadanie ze swojej listy, skutecznie ją skracając. Uwielbiam moment, kiedy z listy skreślam kolejne wykonane zadania i lista topnieje.

Pory dnia, a najbardziej produktywne godziny pracy

Bardzo ważne jest, abyś wybrane 3 kluczowe, najtrudniejsze i najbardziej złożone zadania z listy wykonał w pierwszej połowie dnia. Tak, pora dnia jest niezwykle ważna.

Nasza produktywność jest największa w godzinach 9:00- 11:00 i potem liniowo spada. Nie pozwól więc, aby „bieżączka”, czy niewymagające dużej koncentracji zadania pozbawiły Cię opcji efektywnej pracy nad najważniejszymi tematami w szczycie Twoich możliwości. Planując dzień, zastanów się nad dobrą kolejnością. Czy wykonanie pewnych zadań nie zablokuje pracy innej osoby, czy ktoś nie czeka na ważne dane, raport, akceptację? Jeżeli poprzedniego dnia nie odczytałeś wszystkich maili, nadrób zaległości. Może jest w nich coś ważnego, co warto wstawić na początek planu dnia. A jeżeli skrzynkę sprawdziłeś, a jednocześnie masz coś mega pilnego, to odpuść rozpoczynanie dnia od czytania maili. Zrób to po 1-2 godzinach pijąc kawę.

„Odwlekanie kawy” to dla niektórych osób fajna i sprawdzona metoda na szybką realizację zadań na początku dnia tzw. spręż się.

Zdradził mi ją kiedyś mój szef, który z triumfem wmaszerował do kuchni. Uśmiechnięty, stojąc obok ekspresu z nieskrywaną satysfakcją, stwierdził, że wykonał 3 najgorsze zadania zaplanowane na dzisiaj i teraz w nagrodę napije się pysznej kawy i będzie miał super dzień „z górki”.

Tak, tak wiem…. ta metoda nie jest dla każdego. Są tacy, którzy bez kawy na start nie mają nawet szans na uruchomienie mózgu i są w fazie swoistej hibernacji. Też miewam takie dni.

Coś dla mistrzów prokrastynacji

Wszyscy mamy zaległe zadania. Takie, które zalegają dzień, tydzień, miesiąc…

Poddawaj te zadania bieżącej analizie. Zastanów się i szczerze odpowiedz samemu sobie na pytanie –  dlaczego nie zostały one jeszcze wykonane? Co takiego Cię powstrzymuje? A może prawda jest taka, że w danym zadaniu jest coś, czego nie rozumiesz i dlatego zwlekasz z jego wykonaniem? Może zadanie jest zbyt trudne? Może warto przemyśleć to i oddelegować do innego członka zespołu? Poprosić o pomoc z jego realizacją? Im dłużej będziemy zwlekać, tym mniej czasu zostawimy innej osobie na jego realizację. Faktem jest, że wielokrotnie diagnozując przyczynę opóźnienia zadania, zapobiegniesz tworzeniu się długich list zaległych i niechcianych zadań. A te budują Twoja frustrację i brak satysfakcji.

Plan działania – zadania grupuj w logiczne zbiory

Czas na kolejny protip.

Pozostałe bieżące zadania z listy grupuj w logiczne zbiory obowiązków.

Przykładowo nie sprawdzaj skrzynki co 30 minut, tylko wyznacz sobie 3 momenty w ciągu dnia, kiedy usiądziesz, sprawdzisz swoją skrzynkę i odpiszesz na wszystkie maile, które tego wymagają. Masz do wykonania 5 telefonów – wykonaj je serią, po zakończeniu odpisywania na maile itd. Przeskakiwanie z jednego zadania na kolejne jest nieproduktywne. Dzieje się tak, ponieważ za każdym razem, kiedy przełączamy się pomiędzy zadaniami lub rozpoczynamy nowy projekt nasz mózg, potrzebuje chwili na przestawienie. A żeby przestawić się na inny rodzaj zadania, niepotrzebnie tracimy czas i koncentrację. Tak gloryfikowana całkiem niedawno wielozadaniowość nie sprzyja naszej produktywności. Badania potwierdzają, że im więcej rzeczy do zrobienia uda nam się połączyć w grupy, tym łatwiej poradzi sobie z nimi nasz mózg.

Warto się skoncentrować na codziennych zadaniach, pogrupować je i uprościć. Warto zanotować ile zajmują nam czasu. Wynik może Cię zaskoczyć! Do tego stopnia, że warto czasami pójść krok więcej i pomyśleć o ich automatyzacji.

Celebruj swoje postępy

Masz dzień, w którym pożary puszczają z dymem Twój cały misternie ułożony plan? Nie zniechęcaj się, nie stresuj… to zwykła proza życia. Tak ma każdy. Cytując klasyka: „życie”. Uspokój myśli, zastanów się, co możesz przełożyć, przeplanuj dzień i działaj. Ważne jest, aby robić to świadomie. Analizować, co się udało a co nie, poprawiać planowanie, eliminować nasze pożeracze czasu. Małymi krokami też dotrzemy do celu. Budowanie nawyku to maraton, a nie bieg na krótki dystans. Pamiętaj, kiedy odhaczasz zadanie z listy, oznacza to, że odniosłeś pierwszy sukces. Potem już tylko kolejne i kolejne sukcesy przed Tobą. Celebruj te chwile – zadbaj o przerwę, chwilę oddechu, pogaduchy z zespołem przy kawie.

Sposobów na lepsze panowanie nad czasem jest cała masa. Ważne, abyś wybierając dane narzędzie, był konsekwentny i rzetelny. Daj sobie też czas na wypracowanie własnego systemu, wytworzenie nawyku planowania i zapisywania zadań. Potrzebujesz chociaż 3-4 tygodnie, aby wykształcić nawyk i swój schemat działania. Stwórz swoją rutynę związaną z planowaniem pracy w kalendarzu. Przykładowo postaw sobie na start 2 tygodniowe wyzwanie. Nie odpuszczaj i każdego dnia przed zakończeniem pracy podsumuj wykonane zadania i zaplanuj następny dzień. My podpowiemy Ci od czego warto zacząć.

Pierwszym krokiem powinien być wybór odpowiedniego narzędzia do planowania czasu.

Planer & Organizer

Oba narzędzia posiadają wewnątrz liczne tabele, zestawienia, checklisty oraz kalendarz. Jest to doskonałe rozwiązanie dla osób, które mocno stawiają na dobrą organizację czasu i są już zaawansowane w tym temacie. Pamiętaj, że samo spisanie listy zadań to nie wszystko. Kolejnym krokiem jest ustalenie priorytetów i uporządkowanie checklisty w logiczną całość. Przykładowo zadania, które zajmują stosunkowo mało czasu, bo kilka czy kilkanaście minut, a są ważne, warto zrobić od razu. Dzięki temu będziesz mógł przełożyć swoje siły, skoncentrować się na większych projektach, które pochłaniają większą ilość czasu.

Złożone projekty warto rozbić na mniejsze zadania i poukładać je we właściwej i logicznej kolejności.

Ważna jest tutaj systematyczność i rzetelność, aby planner pozwolił nam nie tylko zapisywać i odznaczać wykonanie zadania i cele. Bądź zdeterminowany. Przygotowane tabele są dobrą podpowiedzią, co warto zaplanować oraz co należy usprawnić w naszej codziennej pracy. Organizer pozwala zarządzać małymi projektami, rozbijać projekty na zadania, notować delegowane przez nas prace wraz ze statusem ich wykonania. Ważna jest późniejsza analiza zapisanych informacji. Dobrze prowadzone notatki pokażą nam nie tylko, które zadania zostały wykonane, a które nie. Narzędzie, jakim jest organizer, pozwoli ustalić Ci priorytety, co jest kluczową sprawą w skutecznym działaniu. Analiza informacji zdiagnozuje, które czynności pochłaniają nam najwięcej czasu i które są najbardziej pracochłonne – co jest ogromnie ważne w przyszłym planowaniu podobnych zadań.

JAKA JEST RÓŻNICA POMIĘDZY ORGANIZEREM A PLANEREM?

Planner ma formę bardziej otwartą, pozwala na większą elastyczność w prowadzeniu notatek. Od organizera i kalendarza różni się tym, że nie posiada stron przeznaczonych na każdy dzień roku. Nie musisz planować każdego dnia, gdyż nie każdy jest równie intensywny. W planerze zwykle sam możesz wpisać datę, której dotyczą zapiski na stronie. Dodatkowo planer wyposażony jest w kalendarz roczny, gdzie wpisywać powinieneś kluczowe i najważniejsze dla Ciebie projekty, wyjazdy, zadania, spotkania, delegacje. Planner to doskonały pomocnik w organizowaniu celów zawodowych i prywatnych. Natomiast jeżeli potrzebujesz bardziej konkretnych wskazówek jak organizować czas, chcesz to robić w bardziej szczegółowy i zaawansowany sposób – zdecydowanie polecamy niezastąpiony w tym organizer. Dlatego, jeśli chcesz zacząć porządkować swój dzień, możesz wybrać pomiędzy tymi dwoma rozwiązaniami. Wprowadź swój własny system zapisywania danych w plannerze. Przykładowo spotkania wpisuj kolorem czerwonym, tematy do załatwienia czarnym a wizyty u lekarza zielonym. Wpisane listy to do możesz albo numerować, albo zaznaczać kolorami wg skali ważności. Często zmieniasz plany? – notuj je ołówkiem, aby móc wprowadzać na bieżąco korekty planów. Rozwiązań jest cała masa. Znalezienie własnego sposobu korzystania z planeru ułatwi Ci pracę na przyszłość.

Notes

Dla kogo dobrym rozwiązaniem będzie notes?

Dla wszystkich, którzy potrzebują dużo miejsca na sporządzanie notatek i zbieranie cennych informacji. Notatnik daje najwięcej swobody w działaniu i planowaniu, bez narzucania schematu prowadzenia notatek i planów. Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy wybieramy się na ważne spotkanie z Klientem, na którym padnie wiele kluczowych danych, informacji itd. Sam kalendarz – nawet w układzie dziennym, gdzie miejsca mamy stosunkowo dużo – może nie wystarczyć. Wtedy z pomocą przychodzi notes. Dużą zaletą notatnika jest nieograniczona przestrzeń, którą możemy zagospodarować według naszych zmieniających się potrzeb. Dla niektórych notatnik może być świetną formą do zbierania cennych pomysłów a dla innych będzie kapitalnym szkicownikiem.

Jeśli są plusy, to na pewno znajdzie się jakiś minus. Notatnik nie spełni na pewno oczekiwań fanów układania planu dnia, co do godziny. Brak kalendarza w notatniku może utrudnić późniejsze poszukiwania interesujących nas treści. Dobieraj materiały zawsze pod siebie. Wszystkie za i przeciw mogą pomóc w finalnym wyborze.

Terminarz, czyli kalendarz książkowy

Czym różni się terminarz od pozostałych narzędzi?

Jego podstawową zawartością jest kalendarz. Na rynku mamy różne rodzaje terminarzy: dzienny, tygodniowy oraz notatnikowy. Takie rozróżnienie gwarantuje nam możliwość wyboru, w zależności od tego ile miejsca potrzebujemy na notatki. Jeśli robisz dużo notatek ogólnych i nie zależy Ci na planowaniu dnia, co do godziny – najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie będzie terminarz o układzie notatnikowym. Jeżeli jednak ważne jest dla Ciebie szczegółowe planowanie każdego dnia, masz dużo spotkań, wyjazdów, konferencji – dużo lepszym rozwiązaniem będzie dla Ciebie kalendarz książkowy w układzie dziennym, w którym masz dostęp do każdej daty.

Na co warto zwrócić uwagę, wybierając kalendarz książkowy:

• elegancka okładka kalendarza, która podkreśli wizerunek Twojej firmy. W naszej ofercie znajdziesz zarówno klasyczne okładki skóropodobne, gdzie możesz wytłoczyć swojej logo lub motyw graficzny w dużym formacie. Jak i okładki kalendarzy ekologicznych wykonane z papierów z recyklingu, korka, lnu lub innych ciekawych surowców, np. kawy. Najbardziej prestiżową okładkę wykonasz w linii liquid metal. Kolekcje tę wyróżniają efektowne, kolorowe, metalizowane folie. Ich wypukłość gwarantuje niesamowite wrażenia wizualne i sensoryczne, dzięki czemu ta linia stała się naszym bestsellerem.
• praktyczne dodatki adekwatne do Twoich potrzeb. Gama dodatków do kalendarzy książkowych jest ogromna. Od najpopularniejszych, do użytecznych, takich jak gumka zamykająca okładkę i szlufka na długopis, czy zakładka do terminarza oraz tych, gdzie dodatki wpływają na efektowny wygląd. Czyli obszycie okładki kolorową nitką, eleganckie znaczniki i finochromy, prestiżowe obwoluty założone na okładkę i gumki zamykające z nadrukiem grafiki. I najważniejsza pula dodatków do kalendarza, czyli te, które pełnią funkcję reklamową i pozwalają na wykorzystanie ogromnego potencjału promocyjnego. Są nimi wszelkiego rodzaju wklejki i wyklejki reklamowe, personalizowane tasiemki, czy zadrukowane krawędzie bloku.
• smart rozwiązania, które przeniosą Twój firmowy kalendarz w zupełnie inny wymiar. Tego typu rozwiązaniem jest nasza kolekcja kalendarzy książkowych i notesów z zbudowanymi tagami NFC. Chip umieszczony w okładce lub na wyklejce pozwala w ogromny sposób rozszerzyć spektrum działania kalendarza i zbudować całoroczną komunikację z Klientem. Wyobraź sobie, że poprzez smart kalendarz cyklicznie informujesz wąską, ściśle wyselekcjonowaną grupę odbiorców o organizowanych warsztatach, eventach, konferencjach, o tym, gdzie i kiedy zostanie opublikowany Twój najnowszy wywiad lub artykuł. Dzielisz się z nimi bonusami, promocjami, informujesz o przedsprzedaży…
• intuicyjny i przemyślany układ bloku kalendarza – czyli wnętrze łatwe w obsłudze i logicznie zaplanowane:

1. Dużo miejsca na notatki, jeżeli pracujesz tylko z kalendarzem. Nasz blok tygodniowo notatnikowy łączy w sobie funkcję notatnika i kalendarza. Lewa strona pozwala, krótko i hasłowo planować cały tydzień. Prawa jest świetnym uzupełnieniem i daje możliwość gromadzenia zapisków.
2. Czytelne kalendarium – skrócone kalendarium dające podgląd miesiąca bieżącego i kolejnego pozwala planować tydzień w szerszej skali.
3. Cele tygodnia – wydzielone miejsce do planowania 3 najważniejszych celów tygodnia, jakie mamy do realizacji. To świetny sposób na zwiększenie swojej skuteczności. Tylko trzy albo aż trzy zadania, które wykonasz na 100%… ale konsekwentnie, bez odpuszczania, choćby nie wiem co…
4. Terminarz miesięczny i roczny – świetne narzędzie do planowania w skali makro
5. Miejsce do planowania tematów z obszaru prywatnego – jeden kalendarz książkowy, w którym zaplanujesz wszystko. Praca, rodzinny wyjazd, plany na aktywność fizyczną… Dzięki temu wiesz, jak będzie wyglądał Twój cały dzień, a nie tylko jego fragment i osiem godzin spędzone w pracy. Przykładowo nie zaplanujesz wizyty u dentysty w dniu, w którym masz bardzo napięty grafik lub wyjeżdżasz na targi. Wydzielone moduły: Rodzina, Zdrowie, Do zrobienia w tym miesiącu, pozwalają na to, aby ogarnąć dodatkowo Twoje prywatne plany w jednym miejscu. Takie narzędzie z pewnością ułatwia utrzymanie work life balance. Zwiększają skuteczność tego, aby faktycznie wprowadzić dobrą organizację czasu na stałe do swojej codzienności.

Estetyka, prostota i niezwykła funkcjonalność naszych kalendarzy książkowych pozwala Klientom polubić planowanie. Kluczem do sukcesu jest dobre narzędzie dopasowane do naszych potrzeb i oczekiwań oraz stylu pracy. To właśnie dzięki temu chętniej po nie sięgamy, widząc, że pomaga nam skutecznie realizować i urzeczywistniać nasze plany i cele.

Jaka jest recepta na dobrą organizację czasu?

Na pewno nie ma jednego, sprawdzonego sposobu. Myślę jednak, że wybór narzędzia, który, chociaż odrobinę odciąży nasz umysł, jest dobrym początkiem. Jak widać, diabeł tkwi w szczegółach i różnica między kalendarzem, notatnikiem a planerem jest ogromna. Z drugiej strony każdy z nas działa i organizuje swój czas inaczej. Stąd bez względu na to, co finalnie wybierzesz, gwarantujemy solidną jakość wykonania oraz ponadczasowy i efektowny design.

Bądź SMART i postaw na sukces!

Jeśli już od jakiegoś czasu chciałeś zamówić narzędzie, który pomoże Twoim pracownikom w zarządzaniu czasem – jesteśmy do dyspozycji.

Z nami znajdziesz i stworzysz coś, co pomoże poczuć się wyjątkowym, zdobywać wyniki oraz okraszać sukcesem każdemu z Twoich pracowników.