Dlaczego nie wyrabiasz się z terminami?

O sposobach na efektywne zarządzanie czasem napisano i powiedziano sporo. Mimo to każdemu z nas zdarzają się sytuacje, które wbrew wcześniejszym zamierzeniom i skrzętnym notatkom w terminarzu powodują opóźnienia. Czasem niewinne: “Chciałbym się z Toba spotkać w tej sprawie” jest kamykiem, który rusza lawinę spóźnień. Jakie nawyki najbardziej przeszkadzają nam w sprawnym wykonywaniu obowiązków?

Odkładanie na później – największy pogromca terminowości

Czas niepostrzeżenie umyka ludziom, którzy nie tworzą planów działań. Jeśli wypiszemy sobie listę zadań i obowiązków w kalendarzu, łatwiej będzie dopilnować efektywności w danym dniu. Brak harmonogramu skutkuje przepuszczaniem czasu przez palce – bez konkretnych terminów ciężej o wewnętrzną dyscyplinę.

Ramowy plan dnia i tygodnia narzuca tempo, jest też pomocą w walce z szalenie niebezpiecznym nawykiem – odkładaniem wszystkiego na później. Spisanie listy rzeczy do zrobienia i rozplanowanie go w planerze sprawi, że trudniej będzie nam znaleźć wymówki do ciągłej spychologii obowiązków.

Oczywiście zmiana szkodliwych praktyk nie udaje się z dnia na dzień. Trzeba dać sobie czas i przede wszystkim nauczyć się realnej oceny swoich możliwości – lepiej zaplanować mniej zadań i z satysfakcją wykonać wszystkie, niż postawić przed sobą cele tak ambitne, że nie będziemy w stanie ich zrealizować. Ważne jest również zaopatrzenie się w odpowiednie narzędzia pracy, które będą wspierały nawyk planowania. Najbardziej popularnym są terminarze zaopatrzone w praktyczne dodatki jak planery tygodniowe, miesięczne które bardzo ułatwiają organizację czasu. Część osób dodatkowo wspiera się przydatnymi aplikacjami w komórce.

Multizadaniowość – przereklamowana?

Jak się okazuje, modny multitasking nie działa. Coraz liczniejsze badania jasno wskazują, że strategia skupienia się na jednym zadaniu jest bardziej efektywna niż robienie kilku rzeczy jednocześnie. Dlatego najlepiej wyznaczyć sobie kolejność działań i konsekwentnie realizować po kolei dane projekty. Rezultat? Suma czasu poświęcona na poszczególne zadania będzie mniejsza w porównaniu do liczby godzin marnowanych na chaotyczne przeskakiwanie z tematu na temat.

Pożeracze czasu

Zostawianie wszystkiego na ostatnią chwilę i chaos związany z brakiem planowania to przyczyny nieefektywnego zarządzania czasem. Jest jednak sporo drobniejszych spraw, które wpływają na jakość i szybkość naszej pracy. Mamy coraz większe problemy z koncentracją – przerwy na pogaduchy, spotkania, odszukiwania informacji z powodu bałaganu w dokumentach aż po minutę tylko poświęconą na przescrollowanie Fejsa z pewnością tu nie pomagają.

Choć przerwy korzystnie wpływają na jakość naszej pracy, to nawyk częstego zerkania na Facebookową tablicę sprawia, że trudniej jest skupić nam myśli na pracy. W zidentyfikowaniu Twoich pożeraczy i walce z nimi pomoże Ci notowanie w kalendarzu wszystkich zadań oraz czasu im poświęconego – może okazać się, że tygodniowo na zbędne spotkania poświęcasz połowę godzin pracy.

Taktyczne posunięcie i pomodoro

Problemy z organizacją dotyczą milionów osób na całym świecie. Nie dziwi więc, że pojawiają się przemyślane, sprawdzone rozwiązania, które warto poznać. Słynne “zjedzenie żaby” to jedna z nich – polega na tym, by zacząć dzień od najtrudniejszego zadania. Dzięki temu przez resztę dnia będzie nam towarzyszyć uskrzydlająca satysfakcja, a wykonanie kolejnych, prostszych zadań okaże się formalnością. Wpisz to zadanie w swoim terminarzu jako pierwszy punkt do realizacji przed poranną kawą, gwarantuję, że kawę wypijesz z jeszcze większym smakiem mając to zadanie za sobą.

Kuchenne minutniki często przypominają pomidory. Stąd wzięła się nazwa pomodoro – wymyślonej przez Włocha techniki tworzenia listy zadań. Podczas wykonywania każdego zadania (bez przerw!) ustawiamy czasomierz na 25 minut.

Po upływie tego czasu odhaczamy zadanie jako wykonane lub cieszymy się, że wykonaliśmy jego część. Po 25 minutach robimy sobie 5-cio minutową przerwę. Po 4 “Pomodoro” nadchodzi czas na dłuższą przerwę, w trakcie której możemy zaparzyć kawę, spojrzeć za okno czy wyjść na papierosa.

Jasno określone ramy czasowe dyscyplinują i ułatwiają skupienie, zaś dzielenie zadania na mniejsze kawałki pozwala uniknąć poczucia przytłoczenia, co z kolei ułatwi motywację. A przecież motywacja, koncentracja i dyscyplina to trio, które najlepiej pomoże nam w schwytaniu umykającego czasu.